REJESTR AKCJONARIUSZY W SPÓŁKACH NIEPUBLICZNYCH

Ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 1798) o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw wprowadziła istotne zmiany w Kodeksie spółek handlowych, m.in. nakładając na wszystkie spółki akcyjne, komandytowo-akcyjne oraz proste spółki akcyjne obowiązek utworzenia i prowadzenia rejestru akcjonariuszy zewnętrznemu, uprawnionemu do tego podmiotowi.

Zmiany oznaczają większą transparentność transakcji przeprowadzanych na akcjach oraz utratę anonimowości akcjonariuszy, a także dodatkowe koszty ponoszone przez spółki wynikające z konieczności zlecenia prowadzenia rejestru profesjonalnemu podmiotowi. Ponadto, przepisy mają ułatwić organom państwa kontrole podatkowe oraz Anti Money Laudering (AML) nad obrotem akcjami spółek niepublicznych.

1. WYBÓR I ZAWARCIE UMOWY Z PODMIOTEM UPRAWNIONYM

Nowe przepisy zakładają całkowitą dematerializację akcji, które nie będą mogły posiadać formy dokumentu i będą podlegały obowiązkowej rejestracji w rejestrze akcjonariuszy prowadzonym w formie elektronicznej. Dematerializacji podlegają zarówno akcje imienne jak i akcje na okaziciela, a także warranty subskrypcyjne i inne tytuły uczestnictwa w dochodach lub podziale majątku spółki. W rejestrze akcjonariuszy będą gromadzone podstawowe dane dotyczące zarówno samej spółki, jak i akcji spółki (w tym dotyczące ograniczeń w ich zbywaniu) oraz akcjonariuszy spółki.

Rejestr akcjonariuszy, zgodnie z art. 30031 k.s.h. może być prowadzony przez:

  • podmiot, który na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, jest uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych, tj. podmiot uprawniony do prowadzenia działalności maklerskiej lub bank powierniczy,
  • notariusza.

Wybór podmiotu, który będzie prowadził dla spółki rejestr akcjonariuszy należy do Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy, które podejmuje w tym przedmiocie uchwałę. W przypadku zakładania nowej spółki podmiot musi zostać wskazany w jej akcie założycielskim. Spółka będzie mogła wypowiedzieć umowę jedynie pod warunkiem zawarcia nowej umowy o prowadzenie rejestru.

Zgodnie z tzw. Tarczą Antykryzysową 3.0, mocą której część terminów związanych z dematerializacją akcji uległa przedłużeniu, umowa z podmiotem, któremu spółka powierzy prowadzenie rejestru musi zostać zawarta najpóźniej do dnia 30 września 2020 r. Umowa o prowadzenie rejestru akcjonariuszy będzie stanowić podstawę do rejestrowania akcji, praw poboru akcji oraz co do zasady pośredniczenia przez podmiot prowadzący rejestr w wykonywaniu zobowiązań pieniężnych wobec akcjonariuszy takich jak np. wypłata dywidendy (kwestia pośrednictwa może zostać odmiennie uregulowana w statucie).

2. ZŁOŻENIE DOKUMENTÓW AKCJI

Spółka jest zobowiązana do pięciokrotnego wezwania akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji w spółce. Złożenie akcji leży w interesie akcjonariuszy, gdyż z dniem 1 marca 2021 r. dokumenty akcji stracą moc obowiązującą, i akcjonariusze, którzy nie złożyli dokumentów akcji nie będą mogli korzystać z przysługujących im uprawnień, np. do głosu czy wypłaty dywidendy. Nie oznacza to utraty własności akcji z dniem 1 marca 2021 r. Dokumenty akcji zachowają bowiem przez kolejnych pięć lat moc dowodową w zakresie wykazywania przez akcjonariusza przed spółką, że przysługują mu prawa udziałowe, czyli będzie mógł na ich podstawie zawnioskować o ujawnienie w rejestrze. Konsekwencje niezłożenia przez akcjonariuszy dokumentów akcji po upływie pięciu lat nie zostały sprecyzowane przez ustawodawcę.

Wezwania akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji mają być dokonywane w sposób właściwy do zwoływania Walnego Zgromadzenia spółki. Pierwsze z pięciu wezwań ma zostać dokonane do dnia 30 września 2020 r. Ustawa nie przewiduje możliwości odstąpienia od dalszych wezwań nawet w sytuacji, gdy w wyniku pierwszego lub kolejnego wezwania spółka otrzyma już wszystkie wydane dokumenty akcji.

W spółkach niepublicznych, w których występują akcje na okaziciela, wezwania powinny zostać opublikowane w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, a informacja o wezwaniu powinna zostać dodatkowo udostępniona na stronie internetowej spółki (od 1 stycznia 2020 r. każda spółka ma obowiązek prowadzenia strony internetowej).

Kolejne wezwania nie mogą być dokonywane w odstępie dłuższym niż miesiąc ani krótszym niż dwa tygodnie. Należy pamiętać, że o zachowaniu ustawowego terminu decyduje data publikacji, a nie złożenia wniosku o ogłoszenie w MSiG.

3. ZANIECHANIE OBOWIĄZKÓW

Odpowiedzialność za prawidłowy przebieg procesu dematerializacji akcji spoczywa na zarządzie spółki akcyjnej oraz komplementariuszu spółki komandytowo-akcyjnej. Zaniechanie dokonania wezwań akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji lub niezawarcie umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszu może skutkować nałożeniem grzywny w wysokości do 20.000 zł na podmiot odpowiedzialny.

4. KONSEKWENCJE ZMIAN

Nowe regulacje są przez praktyków oceniane nieco sceptycznie, bowiem choć niewątpliwie ułatwią kontrolę organom podatkowym i będą stanowić dodatkowe źródło dochodu dla podmiotów uprawnionych do prowadzenia rejestru, to z perspektywy funkcjonowania spółek wiążą się jednak z nowymi obowiązkami, ograniczeniem prawa akcjonariuszy do bycia anonimowym oraz dodatkowymi kosztami. Roczny koszt prowadzenia i obsługi rejestru wyniesie od kilku do nawet kilkunastu tysięcy złotych, co dla mniejszych spółek może być znacznym obciążeniem. Zwiększy się jednak bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Identyfikacja właściciela akcji będzie możliwa w łatwy sposób na podstawie danych ujawnionych w rejestrze. Zmiany pozwolą również na ujednolicenie zasad przenoszenia praw z akcji, niezależnie od tego, czy przedmiotem obrotu są akcje imienne, czy akcje na okaziciela.

Niektórzy wskazują, że forma udostępniania stwarza ryzyko umożliwienia masowego zbierania danych akcjonariuszy. Ich adresy korespondencyjne będą dostępne dla wszystkich pozostałych akcjonariuszy, a więc każdego, kto będzie posiadał chociażby jedną akcję spółki.